Vendere in Polonia. Questioni legali e capitale umano

L’ottimizzazione delle vendite è fondamentale per qualsiasi tipo di attività imprenditoriale soprattutto quando si effettuano investimenti in mercati esteri, come quello polacco. L’agente – rappresentante commerciale – costituisce, senza dubbio, una figura chiave del successo o insuccesso di un dato piano di sviluppo.  Per vendere in Polonia, diventano essenziali la scelta della migliore risorsa disponibile sul mercato e l’efficienza della comunicazione dell’agente con il preponente. Per questi motivi, abbiamo deciso di parlarne con il dott. Sandro Guidi, approfondendo gli aspetti legali dell’affidamento dell’incarico di vendita, in relazione al capitale umano.

Come selezionare un “venditore” in Polonia: il punto di vista dell’esperto

Sandro Guidi vive da 16 anni in Polonia, svolgendo attività di recruiting e HR consulting. Laureatosi in Scienze Politiche in Italia e specializzatosi in Belgio e Spagna, prosegue gli studi in Polonia , presso l’Università Jagellonica di Cracovia. Si avvicina al recruiting grazie al progetto di una società di consulenza finanziato dal Fondo sociale Europeo, che prevedeva un corso post-laurea per giovani laureati degli atenei di Cracovia e, successivamente, offrendo supporto alle più prestigiose aziende italiane in Polonia (FCA, Indesit, Mapei, Carraro, ecc). Nel 2010, si certifica CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development). Nel 2016, fonda la Guidi Consulting, società di recruiting di middle e top manager che opera in Polonia, Repubblica Ceca, Slovacchia e Germania. Dal 2020, Guidi Consulting è membro della European Artificial Intelligence Alliance e del network di Global Executive Search che opera con i migliori cacciatori di teste a livello globale. Guidi Consulting è membro della Camera di Commercio e Industria Italiana in Polonia e di Aspire, l’associazione che rappresenta gli interessi delle società IT e gli Share Service Center presenti in Polonia. Con oltre 10.000 candidati intervistati e circa 1000 persone reclutate, Sandro Guidi è particolarmente attento al tema dell’intelligenza artificiale applicata ai processi di recruiting, soprattutto in seguito alla diffusione dell’epidemia di Covid-19. 

La scelta di un professionista delle vendite richiede particolare attenzione alle abilità tecniche e alle soft skills: problem solving, negoziazione, creatività, lateral thinking, intelligenza emotiva, pensiero critico. Queste competenze diventeranno sempre più importanti rispetto alla c.d. “provenienza dal settore”, che di solito i committenti richiedono nella ricerca di commerciali e venditori.

Impostare un corretto processo di recruiting richiede:

• Definizione dell’obiettivo: chi sto cercando e dove?  Quale budget? Quali aspettative? Quali sono i problemi dell’area sales? Quali hard & soft skills? Quanta esperienza?
• Scelta del recruiter cui affidare il progetto, analizzando e valutando le competenze e la conoscenza del mercato;
• Investimento nell’employer branding, definendo chiaramente la vision ed i valori dell’azienda da presentare ai candidati;
• Comunicazione con il recruiter affidatario del progetto, fornendo le informazioni necessarie alla ricerca e cooperando nella definizione della strategia;
• Definizione delle tempistiche di inserimento, mediante onboarding efficace.

Possibili scenari di vendita e criticita’ in Polonia

Non tutti i professionisti delle vendite sono adatti per ogni ruolo di vendita. Questo è il primo assunto da tenere in considerazione per facilitare la ricerca e selezione di venditori di successo. In Polonia, dalla ricerca di venditori/sales manager condotte della Guidi Consulting risultano i seguenti scenari:

1) Vendita competitiva. Si tratta dello scenario tipico in cui agenti di vendita e organizzazioni distribuiscono e vendono prodotti e servizi attraverso una capillare struttura di rappresentanti. In questo contesto, anche a causa di competitors, vi è una forte concorrenza pertanto il buon venditore deve essere abile a relazionarsi con vendite aggressive di tipo front-end, al fine di chiudere un’elevata percentuale di vendite. L’agente deve essere motivato, orientato al risultato e dotato di autonomia, anche e soprattutto nelle trattive con il cliente.

2) Vendita relazionale. In questo scenario, le soft skills diventano fondamentali, in quanto i potenziali acquirenti non sono sempre alla ricerca di un prodotto e/o servizio, ma spesso di una soluzione ad un loro problema. In questo caso empatia, lateral thinking e creatività sono importanti almeno quanto il brand o la scontistica. Si richiede, a questo tipo di agenti, la creazione di relazioni con potenziali acquirenti che portano alla definizione congiunta di una soluzione, con scelta e acquisto dell’offerta aziendale.

3) Vendita mediante il c.d. “non venditore”.  Può sembrare un controsenso assumere un venditore che non deve vendere, eppure in alcuni contesti aziendali o di mercato è sempre più diffusa la presenza di tecnici e specialisti di prodotto che, attraverso opportune attività di up-selling e cross-selling, finalizzano nuove vendite: partendo dalla risoluzione di un problema, queste figure possono generare continue opportunità di vendita.  Diventa fondamentale l’attenzione alle esigenze del cliente, attraverso assistenza continua e supporto.

Nell’esperienza operativa di Guidi Consulting, le difficoltà maggiori per le aziende nella promozione delle vendite in Polonia, si riassumono in 3 fattori critici:

• Ricerca esclusiva di venditore/agente a provvigione;
• assenza di catalogo e struttura in Polonia;
• Disinteresse per la concorrenza e gestione del post-vendita dall’Italia;

Il mercato polacco è un mercato maturo dove qualità, prezzo, referenze, servizio post-vendita, supporto tecnico, feeling con il cliente devono essere posti alla base per l’attività di vendita. Allo stesso tempo, l’attenzione alle norme ed alle consuetudini locali, può evitare spiacevoli sorprese per l’azienda, che possono trasformare una potenziale fonte di reddito in un’avventura da chiudere quanto prima. Fondamentali sono, inoltre, la comunicazione con la casa madre ed il rapporto di fiducia che si istaura con il professionista delle vendite prescelto.

Promozione delle vendite in Polonia: questioni legali e aspetti pratici

Quando ci riferiamo alla promozione delle vendite, dobbiamo tener presente che il contratto di agenzia è la forma privilegiata dalle imprese, in quanto è certamente uno strumento più agile ed economico rispetto ad un contratto di lavoro subordinato, anche in considerazione del compenso medio richiesto dal professionista delle vendite in Polonia.  

Il contratto di agenzia, nel diritto polacco, è definibile come il negozio giuridico tra soggetti che esercitano un’attività imprenditoriale (in polacco, działalność), mediante il quale si istaura un rapporto tra il preponente e l’agente, colui il quale stipula contratti in nome e per conto del preponente (agente con rappresentanza) ovvero funge da intermediario nella loro conclusione (agenzia c.d. di intermediazione, senza rappresentanza). Il contratto di agenzia, inteso come contratto tra professionisti – contratto B2B – è disciplinato dal codice civile polacco agli articoli 758-764⁹. Requisito essenziale del contratto di agenzia è la stabilità, che lo distingue dal mandato (umowa zlecenia). In difetto di stabilità del rapporto o di professionalità dell’agente (nel senso che l’attività dell’agente non è inquadrabile giuridicamente come działalność), va segnalato che trovano diretta applicazione le norme sul mandato, venendo meno, pertanto, la tutela più forte stabilita nelle norme sul contratto di agenzia.

La forma del contratto di agenzia è libera, ma ciascuna parte ha il diritto irrinunciabile di chiedere all’altra la conferma del contenuto del contratto per iscritto. L’agente con rappresentanza deve essere autorizzato mediante procura, da rilasciare nella stessa forma con la quale è stipulato il contratto. Altri requisiti formali riguardano il patto dello star del credere e quello di non concorrenza, che vanno stipulati in forma scritta altrimenti sono da considerare come non apposti. L’esenzione dall’obbligo di non concorrenza richiede, invece, la forma scritta ad probationem.   

Il contratto di agenzia è un contratto a titolo oneroso: l’agente ha diritto alla remunerazione per la sua prestazione, che può essere determinata su base fissa, provvigionale variabile o mista. Se il contratto non contiene determinazioni, l’agente ha diritto ad una provvigione “il cui importo dipende dal numero o dal valore dei contratti conclusi” laddove un affare sia stato concluso per effetto dell’attività dell’agente o precedenti clienti acquisiti tramite l’agente abbiano concluso contratti dello stesso tipo con il preponente. Il diritto alla provvigione e il momento in cui sorge possono essere determinati anche mediante contratto, ma non è possibile posticipare la maturazione di tale diritto al momento in cui il cliente esegue il pagamento. Se non stabilito diversamente dal contratto, il diritto alla provvigione sorge nel momento in cui il preponente avrebbe dovuto eseguire la propria prestazione. È sempre opportuno, pertanto, identificare espressamente tale momento, in via contrattuale, con il momento in cui il cliente effettua il pagamento.    

L’agente, in Polonia, non deve essere iscritto ad alcun apposito albo per esercitare la propria attività. E’ sufficiente l’iscrizione al CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) – Registro Informativo sulle attività commerciali) – liberamente consultabile online, all’indirizzo  https://prod.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx.

Gli obblighi dell’agente sono:

• Fornire al preponente tutte le informazioni relative agli affari per i quali ha l’incarico;
• Osservare le linee guida impartite dal preponente;
• Intraprendere le azioni necessarie alla protezione dei diritti del preponente, relativamente agli incarichi affidati;
• Presentare al preponente il prospetto delle provvigioni maturate.

All’agente puo’ essere assegnata un’area o dei prodotti di esclusiva, nel cui ambito di estensione ha diritto alla provvigione per tutti i contratti del preponente. Gli stessi ambiti, tuttavia, possono subire limitazioni contrattuali per effetto di un patto di non concorrenza, della durata massima di 2 anni, per il quale l’agente ha teoricamente diritto alla corresponsione di un corrispettivo, che puo’ essere in pratica rinunciato, per via contrattuale. 

Gli obblighi del preponente sono:

• Fornire all’agente le informazioni e la documentazione necessarie, ai fini della esecuzione dell’incarico;
• Notificare all’agente l’accettazione, il rifiuto o l’inadempienza del contratto da parte del cliente;
• Notificare all’agente l’attesa riduzione delle prospettive dei contratti attesi o del loro valore.

Il codice fornisce alcuni poteri particolari per la tutela dei diritti dell’agente, come:

• Il diritto alla provvigione per i contratti successivi alla risoluzione del rapporto con il preponente, laddove tali contratti siano riconducibili all’opera dell’agente;
• Il diritto alle spese giustificate che siano eccessive alle spese ordinarie da sostenere per l’esecuzione dell’incarico;
• Il diritto ad ottenere tutte le informazioni necessarie al calcolo della provvigione;
• Il diritto di pegno su beni e titoli che il preponente consegna all’agente ai fini di garanzia.

L’agente, inoltre, ha diritto all’indennità di cui agli artt. 764³-764⁵ del codice civile polacco al termine del rapporto, se ha contribuito all’acquisizione di nuovi clienti o all’incremento del fatturato relativo a quelli già acquisiti, a meno che la fine del rapporto non sia stata da lui provocata o non abbia ceduto i diritti derivanti dal contratto ad altri soggetti. L’indennità è pari all’ammontare delle provvigioni annuali su base quinquennale e si riduce proporzionalmente in caso di durata inferiore del rapporto.

Il contratto di agenzia può essere concluso a tempo determinato o a tempo indeterminato. Se oltre la scadenza continua l’esecuzione del contratto a tempo determinato, questo si converte in contratto a tempo indeterminato. Il codice civile prevede dei termini statutari di preavviso per il recesso: 1 mese per il primo anno di contratto, due mesi per il secondo anno, 3 mesi per gli anni successivi. Tali termini possono essere estesi, a condizione che dell’estensione benefici alle stesse condizioni anche l’agente. Dal contratto si può recedere anticipatamente senza preavviso in caso di grave inadempimento dell’altra parte o del verificarsi di circostanze di forza maggiore.

Conclusioni

Al fine di poter collaborare e assumere un agente o rappresentante commerciale che possa contribuire ad aumentare il volume delle vendite in Polonia, è sempre consigliabile:

1.  individuare la risorsa, affidandosi a professionisti che conoscono il mercato in maniera approfondita;
2. individuare le migliori soluzioni legali e fiscali che possano, da un lato, ottimizzare la produttività e, dall’altro minimizzare i rischi in caso di controversie con i soggetti con cui si collabora ed i potenziali clienti.